+7(473) 235-55-55

Системы документооборота

Компания ШКОЛА-ИНФО является официальным дилером компании « Электронные офисные системы (ЭОС)»

Выгодная система документооборота

По своему типу, системы документооборота разделяются на бумажный и электронный.

Бумажный документооборот

Чаще всего позиционирует себя как поточное сканирование, наладить которое вы сможете только при наличии специального оборудования – поточных сканнеров. Сам процесс такого сканирования подразумевает автоматическое внесение в базу данных определенных документов товара, для которых назначается уникальный графический символ – штрих-код. Но также имеется возможность создавать автоматизированные регистрационные карточки с присвоением определенному товару уникального номера и записи даты регистрации с последующим направлением по указанному маршруту внутри системы. С использованием штрих-кода важно заранее позаботиться о том, чтобы каждый новый символ был уникальным. Потом этот же штрих-код прикрепляется к определенному товару с помощью самоклеющейся этикетки, которую можно напечатать в момент регистрации или же подготовить нужное количество заранее, если приходится регистрировать большое количество товара. Чтобы в считанные секунды отыскать информацию о товаре, достаточно просто сканировать сам штрих-код и получить на экране компьютера всю информацию о нем с возможностью внесения изменений характеристик. Однако обработка и изменение данных о товаре доступна только в том случае, если был открыт доступ к подобным действиям для сотрудников или руководящего персонала. С учетом того, что в разных отраслях и сферах деятельности используются разные специфики обработки документов и их состава, создаются специальные шаблоны для создания и корректировки текста, как в бумажном, так и в электронном документообороте.

Электронный документооборот

Этот способ работы с документацией полностью превосходит бумажный по той простой причине, что существенно автоматизирует все процессы поиска и обработки информации товара. Это поможет вам сэкономить на поддержке бумажного документооборота, но также существенно повысит эффективность ведения бизнеса путем назначения и внедрения конкретных целей. Они в свою очередь должны быть полностью достижимы и понятны каждому сотруднику.

Проект внедрения автоматизации документационных процессов требует должной аналитики при назначении краткосрочный или долгосрочных целей. Они же в свою очередь полностью зависят от текущих дел в организации, состоянием документооборота и специфики деятельности. Время по автоматизации документационных процессов может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет, что будет зависеть от следующих факторов:

  • Количества автоматизируемых процессов;
  • Текущего состояния и уровня документооборота в организации;
  • От возможностей организации: финансовых, ресурсных и организационных.

Единственным минусом СЭД являются серьезные затраты на внедрение электронного документооборота и налаживание скрупулезной работы по обучению сотрудников. Очень важно при переходе на электронную систему документооборота выдать об этом соответствующий указ, в котором обозначить зоны ответственности и ответственных лиц в каждом подразделении. Чтобы успешно реализовать СЭД и не похоронить его на начальном этапе, сначала проводят пилотный проект, после завершения которого приступают к полномасштабному переходу на электронный документооборот. Очень важно уделить внимание тем процессам, которые требуют соответствующего документа в бумажном виде, утвержденном на юридическом уровне. Серьезной ошибкой при переходе с бумажного документооборота на электронный является дублирование базы данных, что в последствии влечет серьезные проблемы в обработке и поиске информации, серьезные затраты времени и недовольство сотрудников, которым приходится делать много лишней неоплачиваемой работы. Именно поэтому очень важно в корне устранить все дублирующие функции.

Продукты

Мы предлагаем «коробочные» продукты, ориентированные на решение задач работы с документами "под ключ".

Основные продукты:

  • система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»;
  • система автоматизации ведения бумажных и электронных ведомственных архивов «АРХИВНОЕ ДЕЛО»;
  • система учета, хранения и управления корпоративными электронными документами «eDocLib»;
  • система автоматизации кадрового делопроизводства «КАДРЫ».

Реализованные проекты:

Воронежская Городская Дума